القواعد العامة للتعامل داخل اجتماعات العمل

من أكثر المواقف غرابة وحداثة على الفرد في مستهل حياته العملية أن يحضر أحد اجتماعات العمل ، فهي تختلف شكلا وموضوعا عن الاجتماعات التي حضرها أثناء دراسته إذا كان قد حضر عدد من الاجتماعات في أي نشاط ، ولعل اجتماعات العمل يظهر فيها سلوك الإنسان المتحضر كما يمكن أن يظهر فيها سلوك الغابة سواء من الرئيس أو من الحضور.

ولعل هيبة الموقف لدى الشخص عند حضوره أول اجتماعات في حياته العملية تكمن في أنه لا يعرف كيف يتصرف في مثل هذه المواقف ، وما يجب عليه أن يفعله وما هي الأشياء الغير مقبولة أثناء الاجتماعات ، ولذلك فعليك معرفة السلوك المتحضر والمهذب أثناء الاجتماعات سواء كنت حاضرا أو رئيسا أو منسقا له.

سلوكك كمشارك في اجتماعات العمل :

• احرص على الحضور في الوقت المناسب لأن تأخيرك يظهر تجاهلا لرئيس الاجتماع خاصة إذا كنت في بداية حياتك العملية ، وإذا كان تأخيرك بسب عذر ضروري فيجب الاعتذار لرئيس الاجتماع.
• في حالة الحضور إلى الاجتماع لأول مرة ، عليك بتعريف نفسك للمجتمعين ورئيس الاجتماع .
• تذكر أن هذا الاجتماع للعمل فقط ولا داعي لسرد النكت والفكاهات التي تضيع الوقت.
• تابع أحداث الاجتماع وما يقال خلاله واظهر احترامك للمتحدث مهما كان وزنه أو رأيه.
• لا تقاطع محدثك ، ويمكن أن تقوم برفع يدك لتلفت الانتباه أن لديك ما تقوله .
• لا تجلس بترهل واسترخاء لأن ذلك يظهرك في حالة ملل وكأنك متأهب للنوم .
• لا تخطط أو ترسم في الأوراق التي أمامك لأن ذلك يزعج المتحدث كثيرا .
• دون الملاحظات القيمة لأنها قد تفيدك في المستقبل ويمكنك الاستعانة بها في الاجتماعات القادمة .
• يجب شكر رئيس الاجتماع في نهاية الجلسة .

العديد من المنظمات تطلب شبابا للعمل في العلاقات العامة وتنظيم المعارض والمؤتمرات ، وقد تستعين بك إحدى هذه المنظمات وتوليك مسئولية إدارة الاجتماعات سوء مع العملاء أو الموظفين أو الاجتماعات العامة للشركة أو اجتماعات التفاوض مع شركات أخرى وما إلى ذلك من أنواع الاجتماعات ، ولذلك استعد من الآن لتعرف ما هو الدور الذي يلعبه منسق الاجتماعات :

• فكر جيدا في ميعاد الاجتماع ، ومن الأفضل أن يكون الاجتماع صباحا حيث تكون الناس في أحسن حالاتها النفسية والعقلية ، وأن يتم مراعاة موعد الإجازات الدينية لفئات المجتمع.
• يجب أن تخطر المشاركين في الاجتماع قبل عقده بوقت كاف ، ويمكن أن يكون من أسبوعين إلى أربعة أسابيع فيما عدا الاجتماعات الطارئة .
• جرب أجهزة التسجيل أو جهاز عرض الشرائح إذا كان سيستخدم في الاجتماع وتأكد من سلامة أجهزة العرض جميعها قبل الموعد مباشرة .
• توزيع جدول أعمال الاجتماع قبل موعد عقده لإعطاء المشاركين فرصة للتفكير والإعداد للموضوعات المطروحة .
• تقديم المشاركون الجدد إلى الاجتماع بأسلوب رقيق .
• أن تنبه رئيس الاجتماع إلى الوقت كلما زاد الوقت المحدد لمناقشة نقطة معينة في جدول الأعمال .
• احرص على أن تجعل مكان الاجتماع مريحا للجميع وأن يتخلل الاجتماع فترة راحة .
• إبلاغ المجتمعين بموعد الاجتماع المقبل .
• لا تتكلم من ورقة فعيوب خطيب الورقة :

1. صوت ممل رتيب يدعو إلى الفتور .
2. منشغل بالورقة أكثر من الاتصال بمستمعيه .
3. تعثر إذا خرج عن الورقة وأراد العودة إليها .
4. هيئته جامدة لا تتغير .
5. شعور المستمعين بأنه ينقل تجربة غيره .

أشياء هامة تضمن لك رسالة قوية ومفهومة من الآخرين :

عندما تتحدث في اجتماع ما فإن ذلك يحتاج إلى مهارة خاصة تختلف عن مهارات الحديث العادي بين الأفراد ، ولكي تضمن رسالة ناجحة عليك باتباع الآتي :

• اختر عنواناً جذاباً لكلمتك .
• اللجوء إلى التصوير أو التشبيه للمساعدة في تقريب المعنى إلى ذهن المستمعين .
• استخدام وسائل الإيضاح مثل شرائط الفيديو أو عرض الشرائح أو الصور الفوتوغرافية .
• تزويد موضوع الحديث بإحصائيات متى أمكن ذلك .
• تزويد موضوع الحديث بأقوال أو استنتاجات لباحثين أو علماء لتأكيد المعنى ، وإذا فعلت ذلك فيجب أن يكون دون تكلف أو تعالي على الآخرين .
• ضرب الأمثلة أو ذكر تجارب الآخرين والتي ترتبط بموضوع الحديث .
• تمتع بروح الوفرة واجمع أكبر قدر من المعلومات.
• لا تجمع إلا المعلومات الصحيحة الموثقة .
• التركيز والتعميق في موضوع واحد أفضل من التوسع والتعميم.
• ابحث عما يريده المستمعين ، فإذا تحدثت خلال الاجتماعات عن كيفية تطوير المؤسسة أو خطط العمل أو زيادة الربحية فلن يقاطعك أحد أو يهمل حديثك .
• اعرف ما يجب أن تقوله ، ثم تكلم بثقة ودون خوف .
• احذر التكرار وكثرة استدعاء الأفكار .
• لا تطول في مقدمة الحديث وانتقل بسرعة إلى الموضوع الذي يهم المستمعين .
• قدم رسالتك وما تريد بوجه بشوش يريح المستمعين ثم اختم حديثك بتحية رقيقة .

يعتبر الاستعداد النفسي أحد العناصر الأساسية لنجاحك فعليك أن تتخلص من :

• الخوف من المواجهة
• عدوى الخوف .
• الاهتمام الزائد ببعض الحاضرين .
• المبالغة في تفسير تصرف أحد الحاضرين .
• التجربة السابقة الفاشلة .

كما يجب عليك تجنب بعض الأفكار السلبية ومن أهم أسبابها :

• عدم الثقة بالنفس .
• الرغبة في النجاح من أول مرة .
• التوتر والعصبية الذائدة .

الخوف إحساس طبيعي :

لأن الخوف عاطفة طبيعية فطرية عندما تواجه أي حاسة من حواسنا الخمسة الخطر .

وإذا ما سيطرت عليه فإنه يصبح شيئاً مفيداً أما إذا شل حركتك فهو أمر ضار .

وأحسن ما تفعله للسيطرة على الخوف هو معرفة كل ما نستطيع معرفته عن موقفنا الذي يسبب التوتر .