آداب الرسائل الإلكترونية

إذا كان لكل شيء فنه وذوقه الخاص به، فإن لإرسال الرسائل الإلكترونية أيضاً مثل هذا، حاول معي صديقي العزيز - أن تستفيد من بعض آداب هذا الفن الجديد:

•  عند إرسال رسالة إلى مجموعة من الناس يجب وضع عناوينهم أمام كلمة "Bcc" وليس أمام "To" أو أمام "Cc" فبهذه الطريقة تبقى عناوينهم مخفيّة في رسالتك، وبالتالي تتم حماية خصوصياتهم.. أما إذا لم تفعل هذا فإن عناوينهم تكون معرضة لأن يأخذها أناس غرباء عنهم ويقومون بإغراقهم برسائل قد لا يريدونها
•  من المستحسن دوماً وضع عنوان لرسالتك وذلك حتى يعرف المرسَل إليه أهمية الرسالة فتوفر شيئاً من وقته.. فبناء على العنوان يستطيع أن يقرر إن كان سيقرأ الرسالة الآن أم أنها تحتمل التأخير.. ويُكتب العنوان أمام كلمة "Subject" عدم الالتزام بهذه القاعدة قد يجعل المرسَل إليه يحذفها قبل قراءتها.
•  إذا أردت أن ترسل جواباً أو ردا على رسالة فاضغط على كلمة "Reply" فبهذه الحالة يذهب الجواب أو الرد إلى المرسِل الأصلي فقط. أما الضغط على كلمة "Reply All " فيعني أن الجواب سيذهب إلى كل من وصلتهم الرسالة الأصلية وعناوينهم موجودة في "To" أو " Cc".
•  قاوم الرغبة في إرسال الرسائل الإلكترونية، لأن كثرة الرسائل منك تؤدي برسائلك إلى الحذف قبل القراءة.. ولذا عليك أن تتخير ما هو نافع للمرسَل إليهم فترسله.
•  التعبير الإنشائي غير الرسمي ممكن فقط مع الأصدقاء.. أما الذين لا ترتبط بهم بأي علاقة فلا بد أن تأخذ الرسالة صفة الرسمية في أدب الخطاب.. فمثلاً إن كنت تستخدم الحرف "u" عوضاً عن "You" فلا ينبغي استخدام هذا مع أناس لا تعرفهم.
•  يمكن تصنيف من تراسلهم في مجموعات بحيث تستطيع أن تتخير ما ترسله لكل مجموعة حسب علمك بما يستهويها؛ فلا داعي لوضع كل الناس في قائمة واحدة، بل يجب أن يكون لديك قائمة للأصدقاء، وأخرى لزملاء العمل، وثالثة للأقارب، وهكذا. والتصنيف يوفر عليك كتابة العناوين، فيكفي كتابة اسم المجموعة أمام كلمة "Bcc" ليتم الإرسال إلى كل من فيها مرة واحدة.
•  إذا جاءتك رسالة وأعجبتك وأردت إعادة توجيهها إلى مجموعة جديدة "Forward" فلا بد من حذف أجزاء منها قبل الضغط على زر الإرسال "Send"، ومن أهم ما يجب حذفه اسم المرسِل الأصلي وأسماء من أرسل هو إليهم.. إن عدم الالتزام بهذه القاعدة يجعل الرسالة مليئة بمعلومات كثيرة غير مفيدة للمرسَل إليهم، بل وقد تكون ضارة بتعريض خصوصيات الناس إلى النشر.. ويزداد الأمر سوءاً عندما يتكرر إعادة إرسال رسالة مرات ومرات فتجدها مملوءة بمعلومات غير مفيدة تأتي قبل المعلومات المفيدة في الرسالة.
•  إذا لم تستطع حذف الزيادات فاختر النص المطلوب إرساله (بواسطة الماوس)، ثم انسخه من قائمة تحرير "Edit" ثم ابدأ رسالة جديدة والصق فيها النص الذي تريد إرساله صافياً من الزيادات.
•  إذا احتوت الرسالة على ملفات ملحقة ولم تستطع حذف الزيادات فقم بتنزيل الملفات على حاسبك، ثم ابدأ رسالة جديدة وقم بإرفاق الملفات من جديد.
•  لا تقم بإرسال أو إعادة إرسال الأخبار العامة التي يسمعها الناس في وسائل الإعلام، لأن هذا يملأ صناديق بريدهم بغير فائدة، نعم هناك تحليلات قد تأتي في بعض الوسائل التي لا يطلع عليها إلا قلة من الناس، فهذه مناسبة للإرسال.
•  إذا أردت إرسال صورة فالواجب حفظ الصورة بصيغة " jpg" ليكون الملف أصغر ما يمكن. أما الحفظ بصيغة "bmp" فيجعل الملف كبيراً جداً، مما يأخذ وقتاً طويلاً في تحميله، وفي تنزيله، ويحتل مكاناً كبيراً في صندوق البريد المرسل إليه، ولذا حاول ألا ترسل رسالة يزيد حجمها عن 1 ميجا ما استطعت. وبالطبع مثلا لا ينفع إرفاق وإرسال ملف صوتي أو فيديو كبير عبر البريد، ولكن يمكن تحميله عبر موقع لرفع الملفات وإرسال الواصلة أو الرابط لمن تريد، فإن أراد تحميلها فعل ذلك، ويمكنك الاستعاضة عن ذلك بوصف محتواها وصفًا سريعًا.
•  راجع محتوى الرسالة جيدًا، وتأكد من صحة المعلومات والأدلة قبل إعادة الإرسال حتى لا تتحمل وزر الفتوى بغير علم أو تشارك في نشر الجهالات والأكاذيب.
•  لا تكثر مما لا فائدة منه.