إرشادات لكتابة الخطابات التمهيدية

طريقة كتابتك لخطابك التمهيدي على درجة من الأهمية توازى أهمية الرسالة التى تود توصيلها، وخطابك هو مثال على قدراتك للتواصل والاتصال بالآخرين، ولا يوجد صاحب عمل مستعد لأن يوظف شخصا لا يستطيع القيام بذلك بشكل فعال.

فيما يلي ستجد بعض الإرشادات التى ستساعدك في كتابة خطاب يدل شكله وطريقته على قدراتك المهينة:

1- اجعل للخطاب صفة شخصية:
حاول في خطابك التمهيدي أن تخاطب الشخص المسئول عن التوظيف إذا أمكن ذلك، فعندما تكتب تحية عامة غير محددة يشعر المتلقي أنك لا تعرف الشركة معرفة جيدة، وهو شعور يجعل المتلقي للرسالة يشعر أنك غير متحمس للعمل مع هذه الشركة، وبالمثل فإن عبارة "لمن يهمه الأمر" ربما لن تهم أي شخص على الإطلاق، أما "السيد الموقر" أو "السيدة الفاضلة" فلا ننصحك بها ـ لا تخاطر بإغضاب قارئك أو إثارة حفيظته.

إذا لزم الأمر قم بإجراء مكالمة هاتفية أو بزيارة المكتبة أو باستخدام الإنترنت لتعرف اسم ولقب الشخص المسئول عن التوظيف، ثم تأكد أنك كتبت الاسم بطريقة صحيحة. تذكر أن المسئول عن التوظيف سيبحث عن أشخاص متميزين، فلا تتعجل في محاولة معرفة الشخص المسئول وربما تصبح الشخص الذي يقع عليه الاختيار.

2- كن طبيعيًا:
استخدم لغة وتركيبات لغوية بسيطة وخالية من التعقيد. لا تحاول أن تبدو كما لو كنت شخصا آخر، خاصة إذا كان هذا يعنى استخدام لغة مغالية الرسمية أو جمل معقدة أو كلمات لم تستخدمها من قبل (فقد تسئ استخدامها في خطابك)، وربما يكون قصدك هو خلق انطباع جيد ولكن قد ينتهي بك الأمر فتخلق انطباعا مغايرا تماما. اكتب كما تتكلم.

كن رسميا ولكن لا تكن متصلبا. قل ما تريد قوله بشكل بسيط ومباشر ولا تعتمد على قواميس المرادفات. وكما فعلت مع سيرتك الذاتية استخدم الأفعال الدالة على الحركة لكي تكتب جملا كلها حيوية وقوة.

3- كن محددًا واذهب إلى النقاط الهامة مباشرة:
يجب أن يكون خطابك التمهيدي مثيرا للاهتمام بشكل يدفع القارئ أن يراجع سيرتك الذاتية، ولكنه لا يجب أن يكون أكثر من مقدمة للسيرة الذاتية وليس تكرارا لها. تأكد أنك قد أجبت على السؤال: "ما السبب الذي يجعلني أن أقدم وظيفة لهذا الشخص؟"

تجنب استخدام العبارات المستهلكة مثل: "اسمح لي بتقديم سيرتي الذاتية لسيادتكم" أو "أنا شخص أعرف كيف أتعامل مع الجمهور" فمن الصعب أن تعرض نفسك كشخص له مواصفات فريدة إذا كان خطابك يبدو مماثلا لجميع الخطابات الواردة الأخرى.

4- كن إيجابيًا:
لا تشكو من رئيسك في العمل أو تصف عملك الحالي أو السابق بأنه "ممل"، فمن الصعب توظيف شخص لا يعجبه شيء ويصعب التعامل معه. وأهم شيء لا تستخدم نبرة متوسلة للحصول على وظيفة. فربما تساءل مدير التوظيف عن سبب استماتـتك في طلبك للوظيفة.

5- كن واثقا من نفسك ولكن بدون عجرفة:
لا تكن سلبيا أو متواضعا بشكل زائد عن الحد. أذكر أن لديك المؤهلات المطلوبة لهذه الوظيفة ولكن لا تطالب بها، ولا تعلن أنك تعرف عن الشركة أكثر مما تعرفه بالفعل.

اشرح أسباب جاذبية الشركة بالنسبة لك (لابد وأن يكون هناك سبب ما حيث انك تتقدم بطلب وظيفة فيها) واترك الموضوع عند هذا.

6- كن مؤدبا ووقورًا:
ربما كنت إنسانا لماحا تحب الفكاهة مع أصدقائك، ولكنك يجب أن تعامل صاحب العمل بكل احترام ووقار.

7- اظهر كفاءتك:
لا تضيع المساحة (ووقت القارئ) في تفاصيل غير ضرورية. احترم وقت صاحب العمل وذلك بأن تتأكد أن كل جملة في خطابك تساهم في توضيح اهتمامك بالشركة، وكيف أنك خير من يسد احتياجاتها، وكيف ستقوم بالاتصال بالشركة مرة أخرى في المستقبل القريب.

8- اطبع خطابك:
ولكن حاذر من أخطار الطباعة على برامج معالجة الكلمات. إذا أرسلت نفس الخطاب إلى عدة شركات تأكد أنك عدلت جميع الجمل الخاصة لتناسب كل حالة، فلا توجد شركة تحب أن تقرأ عن رغبتك في العمل مع منافسيها. اقرأ كل خطاب بعناية قبل أن تقوم بتوقيعه.

9- اجعل من السهل الوصول إليك:
تذكر أن تعطى صاحب العمل وسيلة الاتصال بك. تأكد أن رقم الهاتف الذي تذكره سيتم الرد عليه بشكل أكيد سواء بواسطة شخص ما أو بآلة الرد الآلي. أذكر عنوان بريدك الإلكتروني إذا أمكن ذلك.

لا تترك الكرة في ملعب صاحب العمل. وضح له الاستجابة التى تنتظرها من هذا الخطاب وكيف ستقوم بالمتابعة فيما بعد. على سبيل المثال لا تقم بإنهاء خطابك بـ "وفى انتظار خطاب منكم في القريب العاجل".

10- راجع ودقق:
تأكد أن الخطاب يخلو من الأخطاء النحوية والهجائية ثم راجع مرة أخرى، فالأخطاء المطبعية والنحوية تعطى فكرة سيئة عن قدراتك في العمل. لا تعتمد اعتماد كليا على وظيفة مراجعة الهجاء الآلية الموجودة في برامج معالج الكلمات، فإذا استخدمت كلمة "هناء" بدلا من "هناك" فلن يلاحظ برنامج معالجة الكلمات الخطأ الوارد. احتفظ بالقاموس على مقربة منك وراجعه للتأكد من الاستخدام السليم، وراجع أيضا "كتيب الكتابة السليمة" لأية استفسارات نحوية.

11- وقع الخطاب:
إذا نسيت توقيع الخطاب فربما شعر صاحب العمل أنك قد أرسلت نموذج خطاب.

12- قم بإخراجه بشكل جيد:
اطبع سيرتك الذاتية وخطابك التمهيدي على نفس نوع الورق فمن شأن هذا أن يجعلهما يبدوان عملا حرفيا. لا تستخدم سوى طابعة تستطيع إخراج نسخ نظيفة يمكن قراءتها وخالية من العلامات غير المقصودة أو القذرة. تجنب استخدام الطابعات من نوع الطابعات بنظام النقاط أو الطابعات اليدوية.

13- احتفظ بنسخة:
اعمل نسخة من كل خطاب ترسله واحتفظ به للرجوع إليه مستقبلا إذا لزم الأمر.