الخطابات التمهيدية

ربما كان أكثر شيء يثير الرهبة في صدور الباحثين عن الوظائف بعد كتابة السيرة الذاتية هو كتابة الخطاب التمهيدي الذي يرسل معها. فالواقع أن السيرة الذاتية تحتاج إلى مقدرة جيدة على الكتابة واهتمام بالتفاصيل، ولكن الخطاب التمهيدي مكتوب وموجه لشخص معين ـ الموظف المسئول عن عملية التوظيف ـ ويتطلب من الباحث عن وظيفة أن يجيب على أهم سؤال في ذهن ذلك الشخص وهو: "ما الذي يجعل هذا المتقدم أفضل شخص يناسب هذه الوظيفة؟"

إن قدرتك على كتابة خطاب تمهيدي جيد قد يلعب دورا كبيرا في فعالية وتأثير سيرتك الذاتية، فالخطاب التمهيدي الجيد سيحصل لك على مقابلة شخصية، أما الخطاب السيئ فقد لا يجعل من سيرتك الذاتية سوى فكرة مستبعدة.

أهمية الخطاب التمهيدي:
أن عملية إرسال السيرة الذاتية بدون خطاب الشرح (Cover letter) أشبه بشخص ذاهب لإجراء مقابلة شخصية وهو حافي القدمين، أي أن طلب التقديم يعتبر ناقصاً في هذه الحالة. فخطاب الشرح يعبر عن الخصال التي يتطلع إليها أصحاب العمل عند إجراء المقابلة مثل قوة الشخصية ونوعية السلوك والقدرة والحماس.

يراعى في الخطاب:

1. العناية بنوعية الصيغة وجودة الورق.
2. توجيه الخطاب لشخص محدد يشغل منصباً محدداً.
3. أن يكون أسلوب الكتابة مباشراً ومقنعاً وخالياً من الأخطاء.
4. ألا يزيد الخطاب عن صفحة واحدة.
5. الاختصار في الكتابة والدخول في الموضوع مباشرة.
6. استخدام اللغة المناسبة.
7. توخي الجوانب الإيجابية.

محتوى الخطاب التمهيدي:
الخطاب التمهيدي هو فرصتك لكي تعرض نفسك على صاحب العمل المرتقب كأفضل متقدم لهذه الوظيفة بالذات. ولهذا السبب فهو يماثل في أهميته أهمية سيرتك الذاتية، وفى الواقع لا يجب عليك أن ترسل سيرتك الذاتية أبدا بدون خطاب تمهيدي مصاحب.
وأهم شيء ينبغي عليك تذكره أن خطابك التمهيدي يقوم بغرض مختلف تماما من سيرتك الذاتية ولا يجب أن يكرر التفاصيل الموجودة في السيرة الذاتية مثل التاريخ الوظيفي أو التعليم أو الأهداف الشخصية، فالسيرة الذاتية تدور حولك وحول خبراتك ومهاراتك، أما الخطاب التمهيدي فهو يبرز ما يمكنك أن تقوم به لصاحب العمل.

الخطاب التمهيدي الفعال:
والخطاب التمهيدي الفعال لابد أن يحقق ثلاثة أهداف:
1- أن تقدم نفسك والسبب الذي يدفعك لكتابة الخطاب
يجب أن تجذب الفقرة الأولى انتباه المسئول عن التوظيف. اشرح بدقة لماذا أرسلت سيرتك الذاتية: اهتمامك بالشركة ورغبتك في القيام بعمل يحتاجون إليه. وضح اهتمامك عن طريق الإشارة إلى أية علاقات موجودة بين صاحب العمل وبينك، وضح انك تعمل في نفس المجال، أو أن لديكما اهتمامات مهنية مشتركة، أو أنك كنت تتابع أنباء الشركة أو المصنع من الأخبار العامة.

إذا كان صديق مشترك أو شريك قد وجه أنظارك إلى الشركة فاذكره، وربما شعر مدير التوظيف في هذه الحالة أن من واجبه أن يرد على خطابك (ولكن لا تحاول أن توحي بأنك تعرف أكثر مما تعرفه فعلا، فإذا أصدرت تصريحات غير دقيقة عن الشركة أو المصنع فسيستطيع مدير التوظيف اكتشاف ذلك). عندما تعرض أن تقوم بعمل يحتاجون إليه في الشركة حاول أن تكون دقيقا على قدر المستطاع. لا تكتفِ بأن تذكر الوظيفة ولكن صف ما تحتاجه الشركة من هذه الوظيفة.

2- اعرض نفسك
في الجزء الثاني من الخطاب (وبإيجاز) وضح المهارات التى تمتلكها والتي يحتاجها صاحب العمل بصفة خاصة. من غير الضروري أن تقدم الكثير من التفاصيل، اترك هذا لسيرتك الذاتية.

وبدلا من ذلك استخدم هذا الجزء لإبراز كيف ستستخدم مواهبك وخبراتك لتفيد الشركة. لا تستخدمه لتشير إلى كيف ستستفيد أنت من وظيفتك، فمدير التوظيف أمامه عدد كبير من السير الذاتية وعنده وظائف يحتاج لأن يملأها، ولهذا فلن يكون لديه اهتمام خاص بسعادتك الشخصية أو شعورك بتحقيق ذاتك. استخدم ضمير المتكلم "أنا" في أضيق حدود ممكنة، وحاول استخدامه بالمعنى التالي: "هكذا أستطيع أنا أن أساعد".

3- اعمل خطة
في نهاية الخطاب وضح ما تتمنى أن يحدث بعد ذلك. لا تترك الكرة في ملعب صاحب العمل ولكن كن إيجابيًا! أخبر صاحب العمل المرتقب كيف يمكنه الاتصال بك، سواء عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني، ولكن لا تنتظر المكالمة. اشرح له أنك إذا لم تسمع منه في خلال أيام فسوف تتابع الموقف بالهاتف لتتأكد أن سيرتك الذاتية وخطابك التمهيدي قد وصلا إلى الأيدي الصحيحة، وللترتيب لمقابلة شخصية. كن قاطعًا ولكن بأدب.

تشكيل وتنسيق الخطاب التمهيدي:
لا يوجد شكل واحد "معتمد" ولكن هناك بعض القواعد الأساسية التى يجب أن تراعيها عند كتابة الخطاب التمهيدي:
جزء مكون من 3 سطور في الجزء العلوي الأيمن أو الأيسر من الصفحة ويحتوى على ما يلي: عنوان منزلك وبه اسم الشارع، والمدينة، والولاية والرمز البريدي، والتاريخ (يمكن أن يوضع التاريخ منفصلا عن كل هذا الجزء بسطر واحد).

جزء آخر مكون من 3 سطور على أقصى اليسار، على بعد مسافة واحدة تحت التاريخ، ومسافة واحدة فوق سطر التحية. يحتوى هذا الجزء على الاسم الكامل للمرسل إليه وعنوانه بما في ذلك المدينة والولاية والرمز البريدي.

استخدم تحية شخصية (وليس على سبيل المثال "لمن يهمه الأمر") وحاول بجدية أن تعرف الشخص الذي سيتلقى الخطاب، وإذا قضت الضرورة قم بالاتصال هاتفيا بالشركة واستفسر عنه. إذا لم تحصل على اسم معين فخاطب في خطابك "مدير التشغيل" "مدير التعيينات" أو ببساطة "المدير".

يجب فصل الفقرات من بعضها البعض بمسافة سطر واحد، وليس من الضروري الدخول بالنص قليلا من الحافة.

يمكنك استخدام التعداد النقطي والحروف السوداء في جسم الخطاب التمهيدي لتنظيم وإبراز المعلومات حتى تكون أكثر سهولة في القراءة. إذا قررت استخدام هذه الوسائل فلا تغالي في الاستخدام.

في نهاية الخطاب اكتب "مع خالص التقدير" يتبعها التوقيع تحتها، ثم الاسم كاملا ومطبوعا تحت كل ذلك. اترك دائمًا مكانًا كافيًا للتوقيع بين الجملة الختامية واسمك عندما تقوم بطباعة خطابك التمهيدي.