إن المعرفة هي عبارة عن معلومات أو حقائق يمتلكها الفرد في عقله عن شيء ما، فهي التي تؤهل البشر لمواجهة عالم شديد التعقيد و قابل للتغيير يتسم بالتنافسية في الأداء و حرية الخدمة و جودتها، أما المعلومات فهي عبارة عن بيانات تمت معالجتها بغرض تحقيق هدف معين، بحيث تعطي معنى خاص و أفكار و مفاهيم مركبة و متجانسة، تمكن الإنسان من الاستفادة منها في الوصول إلى المعرفة و اكتشافها. و إن وفرة المعلومات لا تعني بالضرورة توافر المعرفة، فالمعرفة هي معلومات قابلة للتواصل و الفهم و الاستيعاب من قبل الأفراد المعنيين بها، لدا فانه إذا لم تخضع المعلومات للاستخدام و التطبيق فإنها لن تكون معرفة. و من هذا المنطلق فان المعلومات لا يكفي أن تكون مفيدة بل أنها ينبغي أن تستخدم بشكل مفيد، فمصطلح المعلومات هو مرتبط بمصطلح المعرفة فهي حصيلة مهمة و نهائية لاستخدام و استثمار المعلومات من قبل مستخدميها الدين يحولون المعلومات إلى معرفة و عمل مثمر يخدمهم و يخدم مجتمعاتهم.
لقد أدى تطور تكنولوجيا المعلومات و الاتصالات في عصرنا الحالي إلى التركيز على المعرفة، كما و أن ظهور الانترنت و العولمة، و التي تزامنت مع ثورة المعلوماتية و الاتصالات الهائلة، أدت إلى ظهور العديد من المفاهيم العلمية و التي منها إدارة المعلومات و المعرفة الذي بدأ المديرون و الدارسون و الباحثون يولون لها اهتمام كبير و دلك لمساعدتهم في مواجهة تحديات العصر، و إيجاد الحلول السليمة للمشاكل التي تواجههم؛ فعلى هدا الأساس فانه لا بد من تعريف أو توضيح للمفاهيم و النظريات التي جاءت في هدا الخصوص، التي تتمثل في العملية الإدارية و الفنية و النظرية في إدارة المعلومات و المعرفة.
وتعتبر إدارة المعرفة و المعلومات النظام البالغ الأهمية المتسارع بوتيرة عالية، و الذي يهدف إلى تحقيق وامتلاك و اكتشاف و المشاركة المعرفية للمؤسسات، وعليه فمن الصعب إيجاد تعريف واحد لإدارة المعرفة و المعلومات و مع ذلك يمكن تعريف إدارة المعلومات و المعرفة على أنها " عملية تعريف و تحصيل و تخزين و استرجاع و نشر و تطبيق رأس المال الفكري الظاهر و الضمني لمنفعة أفضل للأفراد و السوق و المجتمع."
و فيما يتعلق بأهمية إدارة المعلومات و المعرفة و أدوات تطورها تكمن في كونها مؤشرا على طريقة شاملة وواضحة لفهم مبادرات العلم و المعرفة في إزالة القيود و إعادة الهيكلة التي تساعد في التطوير و التغيير لمواكبة متطلبات البيئة الاقتصادية، و تزيد من فوائد المؤسسة و زيادة قدرات و مهارات و كفاءات عمال المعرفة،و هدا يقود إلى ضرورة الاستثمار في رأس المال البشري الذي ينعكس على قيمة المؤسسة و يساعد في جذب و استقطاب أفضل العاملين في مجال المعرفة، فهي تقوم بدور حاسم في التطور الاجتماعي والاقتصادي لأي دولة لأنها له دورها الأساسي في الإنتاجية و التنمية الصناعية، فهناك عدة قضايا هامة ستؤثر على مستقبل تطور علم المعلومات و المعرفة و أهمها:
1- وعي الأفراد في جميع مناحي الحياة بدور و أهمية المعلومات و المعرفة.
2- التوزيع المتوازن لمصادر المعلومات و المعرفة إلى كل الناس مع إمكانية الوصول إليها بكفاءة و استخدام فعال.
3- تطبيقات تكنولوجيا المعلومات الجديدة.
ساحة النقاش