يتكون الخطاب الرسمي من أجزاء أساسية هي: ( الترويسة أو رأس الخطاب header ـ العنوان الداخلي ـ الاستهلال ـ متن الخطاب - الخاتمة ـ التوقيع).
- كتابة التاريخ
- اسم ووظيفة المخاطب.
- اسم الجهة التي يمثلها.
- التحية.
- خلاصة الموضوع.
- تفاصيل الموضوع.
- التحية.
- اسم المرسل وعنوانه وتوقيعه.
1- يجب أولاً تحديد أو معرفة نوعية الخطاب المرسَل هل هو رسمي أم لا، والخطاب الرسمي هو المرسَل إلى جهة حكومية معينة، أو إلى جهة أكاديمية، أو إلى مدير معين، أو إلى أي شخص يرتبط الإنسان به بعلاقة مهنية، في حين يكون الخطاب غير رسمي إذا كان مرسلاً إلى المدير الحالي، أو إلى أحد زملاء العمل الذي لا يرتبط به المُرسِل بعلاقة اجتماعية أيّاً كانت، أو إلى شخص غير معروف بالشكل الأمثل بالنسبة للمُرسِل.
2- يجب تحديد الوسيلة التي سيتم بها إرسال الخطاب، ففي حالة الخطاب الرسمي فإنّ الأفضل أن يتمّ إرساله بالبريد العادي، أمّا إن كان الخطاب مستعجلاً ففي هذه الحالة وفي حالات أخرى محددة يمكن أن يرسل الخطاب من خلال البريد الإلكتروني.
3- استعمال ترويسة رسمية مناسبة للخطاب، فلو كان المرسل –على سبيل المثال- شركة تجارية فإنه من الأفضل أن يُروَّس الخطاب بالصيغة الرسمية، كما ويمكن أن يتم تصميم الترويسة بطريقة احترافية وجيدة باستخدام البرامج الحاسوبية المختلفة، أما إن لم يكن بالإمكان القيام بذلك فيمكن الاكتفاء بذكر العنوان في الأعلى، مع ضرورة مراعاة ترتيب تفاصيل العنوان حيث يُبدأ العنوان باسم الشارع، ثم اسم المدينة، ثم الرمز البريدي، كلُّ في سطرٍ على حدة.
4- كتابة التاريخ تحت العنوان بمسافة مناسبة، أمّا إن اضطرّ المرسل إلى إرساله بالبريد الإلكتروني فلا داع لكتابة التاريخ، لأنّه سيضاف تلقائياً.
5- كتابة اسم الشخص المرسل إليه، أو اسم الجهة المرسل إليها، مع ذكر اللقب في حال كان المرسل إليه شخصاً.
تضاف الألقاب العلمية قبل الإسم لحاملي المؤهلات العلمية العليا والعملية مثل لقب " الدكتور - المهندس .. الخبير .. المستشار - المحاسب .. الخ ".
وتضاف للعسكريين قبل الاسم / الألقاب و الرتب حسب آخر رتبة عسكرية .
6- البدء بالتحيّة: مثل : (تحية طيبة)
7- إذا كان المرسل إليه شخصية اعتبارية، يُبدأ الخطاب بعبارة (إلى من يهمّه الأمر).
8- أما إن كان جنس مستقبل الرسالة معلوماً إلى جانب كونه من الشخصيات الاعتبارية فإن الرسالة تُبدأ بـ(السادة المحترمون) أوبـ (السيدات الفاضلات)، مع ضرورة الانتباه أثناء كتابة هذه الرسالة والتأكد إلى أقصى درجة من المستقبل، فهذه أمور في غاية الحساسية.
9- أما في حال كان الشخص معروفاً للمُرسِل فإن الخطاب يبدأ بـ (السيد المحترم) أو (السيدة المحترمة) -على سبيل المثال-.
10- يجب استعمال الألقاب بدرجة رئيسية قبل إدراج الاسم. (الأستاذة – الأستاذ – الدكتورة – الدكتور)
11- متن الموضوع : الدخول في الموضوع مباشرة. كتابة فحوى الموضوع بطريقة جيدة مع مراعاة القواعد اللغوية، وعلامات الترقيم، واستخدام الألفاظ السهلة التي لا تحتمل وجهين للتأويل، بحيث تكون الرسالة واضحة المعنى ومباشرة.
12 – ذكر الهدف من خطابك يكتب في نهاية الخطاب مثل (نرجو المتابعة) ، أو (برجاء تكليف من يلزم) ...إلخ.
13- اختتام الخطاب بعبارة مثل (وتفضلوا بقبول الاحترام والتقدير) أو(خالص التحيات) أو ( الله الموفق).
14- التوقيع يجب أن يكون إما بالحبر الأزرق أو الأسود، ومن الممكن أن يسبق الاسم باللقب.
15- يمكن إضافة بعض المعلومات الضرورية في هامش الخطاب.
16- تجنّب وضع أي أشكال أو رسومات تعبيرية من المنتشرة على وسائل التواصل الاجتماعي في الخطابات الرسمية.
<!--[endif]-->
ساحة النقاش