فن الحديث الراقي والأسس المتبعة في أحاديث العمل

إن طريقة كلامك وحديثك مع الآخرين هي التي تحدد نظرة الناس إليك ، وهي الوسيلة الأكثر أهمية بين العوامل العديدة التي يتم تقييمك على أساسها سواء في مجال العمل أو غيره ، حيث تعد طريقتك في الكلام هي أساس التواصل الإنساني بينك وبين الآخرين وليس كما يقال انه " مجرد كلام "

فمن خلال حديثك تستطيع أن تجني العديد من الثمار فقد تكون طريقة تحدثك مع الآخرين هي التي تفتح عليك باب الرزق وتكون هي الأداة الأساسية للجاذبية والإقناع .

الحديث بلباقة فن وهذه هي قواعده:

تعد رخمية نبرة الصوت من الوسائل المساعدة للتأكيد على موضوع الحديث ، كما يمكنك كسب ثقة أصحاب العمل إذا تجنبت العصبية في أول لقاء معك كما تجنب المصطلحات العامية والمتخصصة إن أمكن ، وذلك يشجع المستمع على الإنصات للحديث ولا ينفر من ذلك لأنه في ذلك الوقت يشعر بالارتياح من الحديث معك .

وهذه هي بعض القواعد التي تساعدك بوجه عام على إقامة حديث جيد مع الأفراد :

• عليك أن تنظر إلى وجه محدثك جيدا ولا يشتت انتباهك شئ آخر ، كما يجب عليك التحدث بصوت معتدل كي لا تزعج محدثك وتجنبه أيضا فك طلاسم الكلام الخافت ، وتكمن أهمية نظرة عينيك إلى محدثك أن هناك قاعدة تقول أنه كلما نظرت إلى الأسفل فأنت تكذب وتتجنب النظر في وجه محدثك ، كما أن النظر لأعلى أنك لا تعرف ماذا تقول وأنك تفكر في أي شئ كي تزيل الحرج عنك ، وهو بالطبع ما ستواجهه في حياتك العملية كثيرا سواء في التعامل مع المديرين أو العملاء أو حتى في المقابلة الشخصية.
• عليك أن تتمكن من التحكم في سرعة كلامك حتى لا تكون سريعة بحيث تزعج المستمع ، ولا بطيئة مما يجعل المتلقي يشعر بالملل و يرغب في إنهاء الحديث.
• تذكر أنه إذا أردت أن تكون متحدثا لبقا ، عليك أن تكون في نفس الوقت مستمعا جيدا ، فالاستماع جزء من الحديث ، وعليك ألا تقاطع أحد في حديثة وهو ما يزيد احترام الناس لك .
• إذا أصابك ألم معين أثناء حديثك ، يفضل ألا تشعر الشخص الأخر به وتشرح له ما حدث ، بل عليك تدارك آلامك في خاصة بك وحدك.
• سواء كان حديثك مع فرد واحد أو عدة أفراد فعليك عدم احتكار الحديث ، وضرورة ترك الفرصة في أن يبدي الآخرين آرائهم تجاه موضوع الحديث.
• قد يظهر الشخص الذي تتحدث إليه جهله في شئ ما ، وهنا يفضل تجاهله وكأنك لم تسمع شيئا كي لا تسبب إحراجا له ، إلا إذا كان جهله هذا سيؤدي إلى غلطة كبيرة فعليك تنبيهه بشيء من اللباقة .
• إذا كنت في مقابلة عمل أو توجد وسط فريق العمل فعليك ألا تقوم باستعراض معلوماتك ولا تكثر في الاستشهاد بالمؤلفين والشعراء بل اجعل الآخرين يستنتجون ذلك بمفردهم عن طريق إضافاتك لمجرى الحديث من معلومات.
• تأكد أن السخرية والازدراء في الحديث من الأمور الهامة التي لا يفضلها الكثيرين وخاصة أصحاب العمل الجادين .
• حاول ألا يقتصر أسلوبك على إبداء الموافقة لكل ما يوله الآخرين بل قدم رأيك دون خجل حتى ولو كان يتفق مع آراء الغير.
• تجنب استخدام المصطلحات اللغوية الصعبة أو الكلمات الأجنبية دون داع كي تستعرض مهاراتك في الكلام ، لأن ذلك يكشف بسرعة ولا يضيف إليك شئ.
• حاول أن يكون حديثك متضمنا كلمات إيجابية وتجذب انتباه المتلقي ، وقد وجد خبراء الاتيكيت أن من أكثر الكلمات التي تجذب الأشخاص وتجعلهم يهتمون بمضمون الحديث : فائدة – ضمان – مال – نتائج – صحة – جديد – آمن – مجاني – توفير – مسل – حب أكيد – أنت – ملكك.

صفات المتحدث الجيد :

1. يعرف متى يتحدث ومتى يتوقف.
2. يتحدث عن أشياء تهم الآخرين.
3. يتحدث اللغة اليومية السهلة.
4. يتحدث دون تفاخر .
5. يحافظ على التواصل مع المستمعين.

تجنب عناصر التشتيت سواء كنت متكلما أو مستمعا ، وهي :

• اللعب بأزرار القميص.
• اللعب بالعملات في الجيب.
• إبعاد الشعر عن الوجه.
• خلع النظارة أو ارتداؤها.
• تحريك القدمين واحتكاكها بالأرض .
• اللعب بالأوراق التي توجد أمامك.

للحديث الشيق عدة صفات حاول أن تصنعها :

• استخدام التفاصيل الهامة بدلا من التعميمات الغير مفيدة ، أي أن التخصيص يكون أكثر فائدة ، ويفضل استخدام الأرقام لتدل على الدقة وتعطي معلومة أكثر فائدة.
• الاستشهاد برأي الخبراء بدون تكلف ، وذلك يعطي مصداقية لدى المستمعين.
• استخدام الحكايات والنوادر تعطي للمستمع الجانب الإنساني في شخصيتك ، وهي تساعد في جذب اهتمام المتلقي ، خاصة إذا كانت غير معتادة أو مضحكة أو مخيفة.

أما إذا حدثت إحدى النقاط التالية أثناء حديثك مع الآخرين فعليك مراجعة أسلوبك في الحديث أو معرفة مكامن الخطأ فيه :

• التعبير غير الواضح أو الدقيق عن الأفكار.
• إنهاء الحوار من حيث بدأ.
• تكرار المقاطعات أثناء الحوار.
• ظهور مشاعر الضيق وعدم الارتياح لدى طرفي الحوار.
• غياب الاهتمام والتركيز لدى المتحاورين .
• إخفاء الحقائق وعدم التعبير بصدق عما في النفوس.
• سيطرة الخمول و اللامبالاه على الجميع.

أحاديث العمل لها أصول عليك باتباعها لتصبح موظفا مثاليا في المستقبل:

• عند الحضور تلقي تحية الصباح مع عدم السلام باليد وعليك أن ترسم ابتسامة رقية وغير متكلفة .
• الكذب لتبرير التأخير أو الغياب أو التأخر في إنجاز العمل ربما يمر بسلام في بادئ الأمر ولكن بعد ذلك سوف يسئ السمعة إليك.
• إذا انضم موظف جديد إلى مكتبك فيجب الاهتمام به وأن تبدأ أنت بالتعارف حتى يتعود على المكان ويذهب عنه الشعور بالعزلة.
• تجنب الأحاديث الشخصية في التليفون إلا في حالة الضرورة القصوى.
• احذر التعليقات بصوت عالي في مكان العمل.
• لا تكثر من الحديث عن قصة حياتك لزملاء العمل .
• التواضع في الحديث صفة جميلة ، ولا يفيد أبدا أن تحاول أن تكون في الصفوف الأمامية وأن تمدح نفسك كثيرا ، بل دع الزملاء يكتشفون ذلك ووقتها سوف يزيد احترامهم لك.

موضوعات غير لائقة للمحادثة :

توجد مجموعة من موضوعات الأحاديث التي لا يجب تناولها في مكان العمل أو في مكان آخر إلا مع المقربين ، وعلى سبيل المثال ما يلي :

• التحدث عن عمليات جراحية أو حوادث مؤثرة أو كوارث .
• الجدل بتوتر حول موضوعات سياسية .
• مناقشة أسعار السلع أو الخدمات بصفة مستمرة والشكوى الدائمة منها.
• نشر الإشاعات والنميمة حول زملاء العمل .
• الموت والمرض موضوعات لا تضيف نكهة إلى الحديث ولكنها تقتله وترسم عليه الكآبة .

الإنصات .. فن لابد منه :

يعد الإنصات الجيد أحد سمات التحضر كما يدل على عمق تفكير الشخصية والاحترام المتبادل بين الأشخاص ، والإنصات لا يعود بالفائدة على شخص واحد فقط من طرفي الحديث ، بل يفيد كل من المتلقي والمتحدث على حد سواء ، وليس معنى الإنصات أن يكون الشخص خاملا ولا يفعل شيئا ويكون مجرد شئ تهتز رأسه بالموافقة فقط ، بل يعد الإنصات فن في حد ذاته وله أسس يفضل اتباعها لإقامة حديث مثمر بين الأفراد .

ولكي تنمي مهاراتك في الإنصات عليك باتباع الآتي :

• توقف عن الكلام وانظر إلى وجه محدثك.
• اجعل المتحدث يشعر بالارتياح.
• عليك أن تجعل المتحدث يشعر بأنك تريد الإصغاء وأن تظهر بمظهر المهتم بعمق لما يقول.
• تخلص مما يشتت انتباهك.
• اتصف بالصبر ، ولا يجب أن تظهر عليك علامات الضيق تجاه المتحدث.
• لا تتوقف عند النقاط المثيرة للجدل ، ولا تقاطعه أثناء حديثة بل انتظر دورك.
• اسأل بعض الأسئلة في نهاية الحديث ولا تنجرف في مواضيع أخرى فرعية.

أن تكون منصتاً جيداً ليس معناه أن تنصت بأذنيك فقط ، وإنما بعينيك أيضاً ! هذه ليست دعابة فقد أثبتت دراسات عديدة أن تتبع المنصتين لأعين المتحدثين يزيد الفئة الأولى تركيزاً ومتابعة ويزيد الثانية راحة أكثر في الحديث. في مجتمعاتنا الشرقية يعود أطفالنا على عدم النظر إلى عينين الكبار ، حيث يعتبرونها نوعاً من أنواع عدم الاحترام ، وفي الحقيقة هي نظرية ليست صحيحة.

حركات جسمك .. تعبر عن شخصيتك :

لا شك أن التعبيرات والحركات التي تصدر عن الفرد سواء بطريقة إرادية أو غير إرادية قد تكون أقوى من الكلمات ، فقد تعطي هذه التصرفات انطباعا إيجابيا عن الفرد دون أن يتكلم ، حيث أكد خبراء الاتيكيت أن نسبة الصورة الجسدية في الإقناع في الأحاديث الودية تبلغ 55 % ، وهو ما يدل على أهميتها وضرورة التعرف على حركات الجسم البسيطة والسهلة والتي تنتج عنها نتائج إيجابية .

وإليك بعض قواعد لغة الجسم والتي تفيد في إقامة علاقات اجتماعية سليمة:

• تعتبر من العادات السيئة للغة الجسم التحديق في أظافر الأصابع وتحريكها بقلق ، فهي تدل على التوتر وعدم الاهتمام بالحديث مع الطرف الآخر ، كما يعد النقر بشكل إيقاعي على المائدة من أكثر الأشياء التي تستفز العديد من الأشخاص .
• داوم على رسم ابتسامة على وجهك ، فالابتسامة من أكثر اللغات إيجابية .
• حينما تقابل أحد الأشخاص لا تقف شديد القرب منه ، فوقوف الأشخاص شبه ملتصقين ينافي قواعد الاتيكيت.
• انظر إلى الناس في وجوههم مباشرة سواء كنت تتحدث أو تصغي إليهم .
• تجنب المصافحة بيد مغلولة أي تصافح الآخرين بحزم ولكن دون مبالغة فبعض الأفراد لا يفضلون هذا الوضع .
• انتبه لجلستك لأنها توحي باحترامك للآخرين وتعبر عن ثقتك في نفسك .
• لا تجلس مسترخيا أثناء حديثك مع شخص آخر فهي تعني أنك لا تحترمه ولا تعيره اهتماما.

وإليك الآن تدريب عملي إذا كنت تريد أن يراك الآخرون شخصية ذات عقل متفتح:

• ابتسامة دافئة.
• ذراعان منبسطان.
• اعتدال الساقين أثناء الجلوس.
• النظر إلى الشخص نظرة مباشرة .
• انبساط راحتي اليد.

وقد يتساءل البعض : هل يمكن من خلال حركات معينة أن أظهر كشخصية عدوانية وغير محبوبة؟ ، بالطبع نعم فقد حذر خبراء الاتيكيت من الحركات التالية والتي تشير إلى السلوك العدواني:

• جبين مقطب.
• التحدي والنظرة المفترسة للآخر.
• تشبيك الأصابع بإحكام.
• إمساك حافة المنضدة.
• تقطيب الحاجبين ؟
• الإشارة بإصبع الإبهام.
• المصافحة بعنف.

ولعل الفتيات في مستهل حياتهن المهنية تعانين من الارتباك والتوتر أثناء المقابلات الشخصية الخاصة بوظيفة جديدة أو حتى بعد استلام الوظيفة والتعامل مع أصدقاء العمل ، ولعل هذه الحركات تساعدها على عدم الارتباك أثناء الجلوس أمام الآخرين:

• اعطي ظهرك للمقعد.
• حاولي لمس حافة المقعد بظهر الركبة.
• الجلوس على طرف المقعد.
• الإمساك بذراعي المقعد والانسحاب بهدوء إلى الخلف.
• عدم الترهل وإسناد الظهر على مسند المقعد.
• إذا كانت الأنثى قصيرة القامة فيجب ألا تتجاوز منتصف المقعد حتى تستطيع القدمين ملامسة الأرض بشكل طبيعي.

الحديث التليفوني وآدابه :

لا شك أنك في مجال العمل سوف تستخدم التليفون كثيرا ، سواء كان ذلك عن طريق عملك في خدمة العملاء أو نظرا لوجود تليفون يطلبك عليه المدير أو أشخاص من خارج الشركة .

وهناك آداب محددة يجب مراعاتها عند استخدام التليفون كي تكسب احترام الناس ، ومنها :

• لا ترد على المكالمات التليفونية باستهتار خاصة في مجال العمل مثل أن ترد عليها بكلمة : ياه ، أيوة ، نعم ، فهي كلمات غير محببة ، بل الأفضل أن ترد بكلمة ( السلام عليكم ) أو ( ألو ).
• تلفظ كلماتك بوضوح فالتليفون يجعل صوتك مسطحا ، فعليك أن تجعل نبرة صوتك مفعمة بالحيوية وبلا برود أو اكتئاب.
• لا تجعل مكالمتك على الملأ ، حتى لا تزعج من حولك.
• تجنب كل معوقات الاتصال أثناء حديثك بالتليفون ، أي لا تحدث شخص آخر جانبك أو ترد على مكالمة أخرى بل اجعل تركيزك كله لصالح المتصل.
• لا تطلب من زميلك في العمل أن يطلب لك مكالمتك التليفونية إلا إذا كنت مديره أو في منصب رفيع ، لأن ذلك لا يتقبله الأصداء في العمل إطلاقا.
• لا تستخدم هاتف العمل إلا في حالة الضرورة القصوى.
• انتبه لحركاتك أثناء المكالمة التليفونية لأن الآخرين سوف يشاهدون شخص يبدي حركات غريبة ولا يعرفون عن ماذا تتحدث.
• حاول أن تستخدم تليفونك المحمول بعيدا عن الناس، وإذا لم تستطع فعليك التحدث بصوت منخفض.
• اغلق تليفونك أثناء اجتماعات العمل.